Lignes directrices relatives aux audiences virtuelles

Objectif du présent document : Le Tribunal des revendications particulières (le Tribunal) a préparé le présent document et l’a mis à la disposition des parties pour les informer des aspects techniques d’une audience virtuelle (l’audience). Il ne constitue pas un avis juridique et ne doit pas être considéré comme tel.

1. Procédure relative à la technologie pour les audiences à distance

(a) Le greffe donnera aux avocats des directives sur la procédure de connexion. Un lien permettant de se connecter à la réunion virtuelle sera envoyé aux parties la semaine avant l’audience.

(b) Les avocats communiqueront avec le Tribunal afin de déterminer les capacités ou les restrictions technologiques applicables à l’audience.

(c) La plateforme permettra aux participants d’être connectés en temps réel à l’audience. Elle ne doit pas servir à enregistrer des vidéos ou d’autres images de l’instance, sauf pour les besoins du Tribunal. L’agent du greffe est responsable d’enregistrer uniquement l’audio de l’instance et n’enregistrera aucune vidéo ni image des participants.

(d) Les avocats fourniront à leurs témoins et à leurs clients le lien permettant de participer à la réunion et des renseignements connexes, en fonction des besoins. Les audiences demeurent ouvertes au public, à moins que le Tribunal en décide autrement.

(e) Il est entendu que l’agent du greffe sera l’« animateur » de la séance sur la plateforme. Durant l’interrogatoire d’un témoin, seule la caméra du membre du Tribunal qui préside l’instance, du témoin, de l’avocat qui effectue l’interrogatoire et d’un avocat de la partie adverse sera allumée. Mis à part ces personnes et l’agent du greffe, le micro et la caméra de tous les autres participants seront éteints pendant l’interrogatoire. À d’autres moments, tous les autres avocats pourront également participer en mode audio et vidéo, s’il y a lieu.

(f) Les participants doivent écrire leur nom au complet lorsqu’ils se joignent à la réunion. Ils peuvent demander l’aide de l’agent du greffe pour se faire si nécessaire avant l’audience. Les participants peuvent seulement utiliser la fonction de clavardage pour communiquer avec le greffe.

(g) Pendant les pauses, les participants doivent, dans la mesure du possible, éteindre leur micro et leur caméra pour toute la durée de la pause, plutôt que de se déconnecter de la séance. À l’heure prévue, les participants doivent rallumer leur caméra pour signaler qu’ils sont revenus de la pause. L’audience ne reprendra que lorsque tous les participants essentiels auront rallumé leur caméra à la fin de la pause.

(h) Il est fortement recommandé de suivre les mesures techniques suivantes :

• Se déconnecter de tout réseau privé virtuel (RPV) pour se joindre à la plateforme. Seule une connexion Internet fiable est nécessaire;
• Utiliser deux écrans durant l’audience. Une pour voir les participants, et l’autre pour voir les documents;
• Si de multiples appareils se trouvant dans la même pièce sont connectés à la plateforme, les haut-parleurs et le micro d’un seul ordinateur doivent être allumés pour éviter la rétroaction acoustique, ce qui pourrait compromettre la qualité de l’enregistrement audio. Une autre option est d’utiliser un casque d’écoute muni d’un micro.

2. Préparation des témoins et témoignages

(a) Les lignes directrices suivantes visent les témoins lorsqu’ils livrent leur témoignage et les avocats qui les appellent à témoigner.

• Avant l’audience, les avocats doivent demander à leurs témoins la manière dont ils préfèrent être assermentés et en informer le greffe. Si un témoin décide de prêter serment sur un objet sacré, tel qu’une bible ou une plume d’aigle, il doit s’assurer de l’avoir avec lui lors de l’audience.
• Pendant son témoignage, le témoin doit toujours garder sa caméra et son micro allumés, à moins d’instructions contraires de la part du Tribunal.
• Pendant son témoignage, le témoin ne peut consulter aucun document ni accéder à aucune ressource électronique, sauf :

(i) les documents qui lui sont présentés lors de son interrogatoire, tel qu’il est décrit aux présentes;

(ii) les documents qu’il peut demander et être autorisé à consulter.

• Pendant son témoignage, le témoin ne doit communiquer avec aucune autre personne au sujet de la teneur de son interrogatoire sans en avoir d’abord obtenu l’autorisation du Tribunal.

3. Documents

(a) Il est possible de présenter des documents à un témoin à l’aide de la fonction de partage d’écran, notamment s’il faut attirer son attention sur une partie du document. L’agent du greffe est chargé d’afficher les documents à l’écran à l’aide de la fonction de partage d’écran lorsque l’avocat le lui demande. Le Tribunal peut décider à sa guise de la méthode de présentation des documents au témoin à l’aide de la plateforme et d’autres protocoles de communication Internet.

(b) Avant l’audience, les avocats des parties expliqueront la procédure à suivre à chaque témoin qui auront à marquer des documents électroniques durant l’audience. Au moins une semaine avant l’audience, l’agent du greffe organisera un essai pour passer en revue la procédure avec les parties et le ou les témoins (voir le point 5 ci-après).

(c) Une semaine avant le début de l’audience, les parties produiront par voie électronique auprès du Tribunal chaque document qu’elles entendent faire verser comme pièce au dossier. Le greffe n’extraira pas de parties des documents et ne les manipulera pas pendant ou après l’audience. Les parties sont responsables de produire les pièces dans leur format définitif. Les parties sont tenues de suivre les lignes directrices suivantes :

• Les pièces doivent être fournies en format PDF et ROC;
• Une pièce doit correspondre à un seul document PDF. Il n’est pas possible de déposer plusieurs pièces dans un seul document PDF.

(d) Au cours de l’audience, l’agent du greffe marquera et déposera la copie électronique des pièces. Les lignes directrices suivantes seront appliquées:

• Les pièces seront identifiées par des numéros, qui commencent par P-01;
• Les parties doivent faire référence au numéro de page du document électronique et non à celui du document papier d’une pièce lorsque l’agent du greffe utilise la fonction de partage d’écran;
• Si un témoin doit marquer un document, l’agent du greffe peut l’afficher au moyen de la fonction de partage d’écran et peut remettre le contrôle de l’écran au témoin;
• La copie électronique qu’utilise l’agent du greffe durant l’audience sera considérée comme la copie originale de la pièce.

4. Perte ou interruption de la connexion Internet

(a) Si une personne essentielle (selon la définition qui en est donnée ci-après) n’est plus en mesure de participer à l’audience en raison de la perte de la connexion Internet, l’audience sera ajournée jusqu’à ce que toutes les personnes essentielles disposent d’une connexion Internet suffisante pour pouvoir participer pleinement à l’audience.

(b) Les personnes essentielles sont notamment les suivantes :

(i) Le membre du Tribunal qui préside l’instance;

(ii) L’agent du greffe du Tribunal;

(iii) Les témoins;

(iv) L’avocat qui procède à l’interrogatoire principal;

(v) L’avocat qui procède au contre-interrogatoire.

5. Essai avant l’audience

(a) Une ou deux semaines avant l’audience, les parties et le greffe effectueront un essai conjoint afin de se familiariser avec les processus et les technologies convenus. Les avocats et les personnes qui participeront à l’audience à distance doivent participer à cet essai.

(b) L’essai consistera notamment à :

(i) marquer les documents;

(ii) discuter de l’assermentation les témoins;

(iii) s’assurer que la technologie fonctionne correctement pour tous les participants, notamment en testant le flux vidéo et audio de chaque partie;

(iv) confirmer la procédure à suivre et prendre des mesures pour régler les problèmes technologiques avant l’audience, le cas échéant. Si le ou les participants ont cerné des problèmes qui n’ont pas été réglés au cours de l’essai, ils doivent faire tout leur possible pour obtenir de l’aide pour régler le problème en communiquant avec leur équipe de soutien informatique ou toute autre personne pouvant leur fournir un soutien.

(c) Le greffe enverra par courriel aux parties un lien pour l’essai et un autre pour l’audience environ une semaine avant chaque événement. Les avocats communiqueront les liens à leurs clients et à leurs témoins.

(d) Il est recommandé que la configuration pour l’essai soit la même que celle pour l’audience, si possible.

6. Pratiques exemplaires et étiquette en matière d’audience virtuelle

(a) Les participants à l’audience disposeront d’une configuration technique appropriée et respecteront l’étiquette adaptée à la nature des audiences virtuelles. La liste suivante présente les pratiques exemplaires qui assureront une participation efficace à l’audience à distance. Toutefois, la liste n’est pas exhaustive et elle est fournie en sachant que les circonstances de chaque participant peuvent varier :

(i) Les avocats, les parties et les autres participants à l’audience doivent se trouver dans une pièce privée et calme :

• Il est préférable de minimiser les bruits de fond;
• Les avocats, les parties et les autres participants doivent s’assurer que leur micro est éteint lorsqu’ils ne parlent pas afin de réduire l’écho et les bruits de fond.

(ii) Au début de l’audience, chaque participant doit se nommer et nommer les autres personnes présentes dans son lieu physique.

(iii) Les avocats, les parties et les autres participants doivent parler lentement et clairement, en gardant à l’esprit que des problèmes de connexion à Internet et des difficultés techniques pourraient entraîner des retards ou des distorsions sonores involontaires pendant l’audience.

(iv) Les avocats, les parties et les autres participants aux audiences virtuelles doivent porter une tenue professionnelle appropriée.

(v) Sauf directive contraire de la part du Tribunal, il n’est pas nécessaire de se lever lorsque le membre du Tribunal qui préside l’instance se joint à l’audience ou lorsque l’on s’adresse à lui.

(vi) Les avocats, les parties et les autres participants doivent s’assurer que leur appareil électronique est branché et entièrement chargé.

(vii) Les avocats, les parties et les autres participants doivent se joindre à l’audience 15 minutes avant l’heure de début prévue. L’audience ne commencera pas tant que le Tribunal n’estimera pas que tous les avocats des parties et les autres participants sont correctement connectés à la plateforme.

(viii) Les avocats doivent trouver des façons de communiquer avec les clients et les co-avocats en privé durant l’audience (p. ex. par courriel, par message texte) qui assurent la confidentialité, qui sont distinctes des voies de communication avec les parties adverses et qui leur permettent de consigner les directives des clients. Le recours à des salles de réunion virtuelles peut également être une option pour les parties si la plateforme de réunion virtuelle offre cette fonctionnalité.

7. Autre

(a) S’il devient impossible ou irréalisable de se conformer aux présentes lignes directrices, les parties peuvent demander d’autres ordonnances et directives au Tribunal, s’il y a lieu.